So lässt sich Geschäftsprozess-Management für die öffentliche Verwaltung zielgerichtet neu denken

Mit unserem wirkungsorientierten Prozessmanagement.

Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung soll schnell passieren, den Bürger:innen und Unternehmen das Leben erleichtern, interne Prozesse optimieren, Ressourcen sparen und am besten: wenig kosten.

Die öffentliche Verwaltung steht bei der Digitalisierung oft unter hohem Erwartungsdruck bei gleichzeitig begrenzten Ressourcen. Fachkräfte sind knapp, Budgets begrenzt, und die IT-Landschaft ist häufig zersplittert, mit wenig ausgebauten Schnittstellen. Rechtliche Vorgaben und Datenschutz erschweren Projekte zusätzlich. Dazu kommen historisch gewachsene Strukturen, selten dokumentierte Prozesse und eine Vielzahl an Projekten, die parallel gestartet werden – oft ohne klare Priorisierung.

Digitalisierung wird häufig technikorientiert umgesetzt, ohne die dahinterliegenden Prozesse zu optimieren. So entstehen digitale Oberflächen, hinter denen sich weiterhin analoge Abläufe verbergen.

Klassisches Geschäftsprozessmanagement (GPM) löst die meisten aktuellen Probleme nicht nachhaltig

Aus unserer Sicht braucht die Verwaltung, insbesondere mittlere und kleinere Verwaltungen, Lösungen, die Zeit und Ressourcen schonen und innerhalb kurzer Zeit auch durch eigene Personalressourcen übernommen und umgesetzt werden können. Obwohl GPM viele gute Werkzeuge bereitstellt und auch als gesamtes Managementinstrument eine der wichtigsten Grundlagen der Digitalisierung darstellt, bleibt bei Projekten zur Prozessoptimierung der Erfolg aus oder lässt sehr lange auf sich warten. Der Hauptgrund dafür? GPM wird in der Verwaltung nicht so eingesetzt, dass es wirklich wirkt.

Diese Stolpersteine begegnen uns oft in der Beratungspraxis:

• Digital statt besser: Bestehende Abläufe werden technisch digitalisiert, ohne vorher den Prozess zu verbessern oder die dem Prozess zugrunde liegende Aufgabe kritisch zu hinterfragen.
• Prozessdiagramme ohne Ergebnisse: Aufwendige und detaillierte Prozessdokumentationen werden erstellt, bringen aber im Alltag weder für die Mitarbeitenden noch für die Organisation spürbaren Nutzen.
• „Das haben wir schon immer so gemacht“: Da oft Ziele und Nutzen nicht klar sind, und Mitarbeitende den hohen Aufwand nicht nachvollziehen können, stoßen Ansätze zur Veränderung im Kontext GPM auf Widerstand.
• Zu wenig Ressourcen: Um alle Aspekte von GPM gleichzeitig einzuführen, braucht es Zeit, Wissen, Erfahrung sowie ausreichende personelle Kapazitäten, die im Regelfall nicht vorhanden sind.
• Fehlende Strategie & langfristige Prozesse: Projekte zur Einführung von GPM werden oft nicht strategisch verankert und deswegen abgebrochen oder depriorisiert, bevor sie ihre Wirkung entfalten können.

Was ist wirkungsorientiertes Prozessmanagement?

Wir ersetzen „Geschäft“ durch „Wirkungsorientierung“ und machen Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung schlank, verständlich und erfolgreich. Wirkungsorientiertes Prozessmanagement (WPM) steht für Fokus, Verständlichkeit und schnell spürbaren Nutzen und ist unser Ansatz, Geschäftsprozessmanagement für die öffentliche Verwaltung neu zu denken und wirkungsorientierter zu gestalten. WPM basiert auf den klassischen Inhalten des GPM, hat aber nicht den Anspruch, alles davon gleichzeitig anzugehen. Es hinterfragt jeden Schritt und jeden Inhalt auf Wirksamkeit – individuell in der jeweiligen Organisation.

WPM bedeutet:

• Eine sorgsame, aber gezielte Analyse legt den Grundstein für die Auswahl und schrittweise Einführung von GPM-Elementen, angepasst an die Möglichkeiten der jeweiligen Organisation.
• Nach Bewertung der Auswirkung möglicher Maßnahmen starten wir mit dem, was am meisten bringt, nicht mit dem, was am meisten Arbeit macht.
• Prozesse werden so gestaltet, dass sie die Digitalisierung innerhalb kurzer Zeit beschleunigen.

Unser WPM-Ansatz ist modular und beinhaltet Bausteine, die einzeln funktionieren, aber auch kombinierbar sind.

Das Wichtigste: anfangen – ohne den Anspruch, sofort eine perfekte Prozesslandkarte, vollständige BPMN-Modelle oder lückenlose Verantwortlichkeitsmatrizen gleichzeitig zu haben. Diese Dinge sind wichtig und hilfreich, aber keine Voraussetzung, um schnell spürbaren Nutzen zu erzielen. Manchmal führen bereits wenige Schritte, wie die Identifikation und Verbesserung eines wichtigen und häufig durchgeführten Prozesses oder die Implementierung der Prozessverantwortung in der Organisation, zu sichtbaren Erfolgen.

Unser kompaktes WPM-Beratungsangebot

1. Wir starten mit einem Kick-Off, in dem wir Ihnen unsere Vorgehensweise vorstellen, die Erwartungen und die einzelnen Schritte besprechen und die konkreten Aufgaben während der Zusammenarbeit verteilen.
2. Anhand vorhandener Unterlagen und in einer ersten gemeinsamen Wirkungswerkstatt führen wir eine Bestandsaufnahme der aktuellen Situation durch, legen die Ziele fest, erfassen Bedarfe und sammeln erste Ideen.
3. In der zweiten Wirkungswerkstatt gehen wir an den bereits identifizierten wichtigsten Stellen ins Detail, widmen uns gezielten Fragestellungen und analysieren die unterschiedlichen Themen und Umsetzungsoptionen auf ihre Auswirkung. Damit Verbesserungen nicht nur spürbar, sondern auch belegbar sind, definieren wir die Wirkungskennzahlen.
4. In der dritten Wirkungswerkstatt erarbeiten wir eine Roadmap, die konkret und detailliert einen Umsetzungsstart direkt im Anschluss ermöglicht.
5. Unsere Kompaktberatung ist ein in sich abgeschlossenes Modul: Wir schließen es mit der Bereitstellung aller erarbeiteten Unterlagen und der fertigen Roadmap ab.

Nach der WPM-Kompaktberatung

Nach der Kompaktberatung empfehlen wir einen WPM-Umsetzungs-Check. Dabei überprüfen wir ungefähr sechs Monate nach Umsetzungsstart in einem kurzen Online- oder Präsenztermin den Stand der priorisierten Maßnahmen, passen die Roadmap an geänderte Rahmenbedingungen an und stellen auf diese Weise sicher, dass die begonnenen Verbesserungen konsequent umgesetzt werden. Darüber hinaus beraten und begleiten wir Sie bei der Umsetzung der festgelegten Schritte und Maßnahmen gerne weiter. Von GPM-Coaching über GPM-Strategie bis hin zu Prozessworkshops und BPMN-Modellierung: Wir arbeiten mit praxiserprobten Modulen, die einzeln funktionieren, kombinierbar sind und sich an den Ressourcen der Organisation orientieren. Dabei decken wir im Team alle relevanten Aspekte und Felder des Geschäftsprozessmanagements ab und bringen unsere Erfahrung gerne auch in Ihrer Organisation mit ein.