Warum ein Schlussverwendungsaudit für KHZG-Projekte unverzichtbar ist

Viele Krankenhäuser haben in den letzten Jahren enorme Anstrengungen unternommen, um die Digitalisierung mit Mitteln aus dem Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) voranzutreiben: Patientenportale wurden eingeführt, digitale Dokumentationssysteme verbessert, Notfallkapazitäten gestärkt und IT-Sicherheitsstrukturen professionalisiert.

Nach Monaten oder gar Jahren intensiver Projektarbeit atmen viele Krankenhäuser erleichtert auf, wenn die Implementierung abgeschlossen ist. Doch direkt danach wartet eine Aufgabe, die für den finalen Projekterfolg ebenso wichtig ist wie die Umsetzung selbst: der Schlussverwendungsnachweis.

Er entscheidet darüber, ob die erhaltenen Fördermittel endgültig anerkannt bleiben – oder ob Rückforderungen drohen, die für Kliniken oft zu einer erheblichen finanziellen Belastung führen. Das Problem dabei: enge Fristen und komplexe Vorgaben.

Die rechtlichen Grundlagen sind eindeutig:

• Nach Abschluss eines KHZG-Vorhabens muss die sachgemäße Verwendung der Fördermittel fristgerecht nachgewiesen werden.
• Gemäß § 25 Abs. 1 Nr. 2 KHSFV sind für bestimmte Vorhaben die Umsetzungsvorgaben durch einen zertifizierten IT-Dienstleister zu bestätigen.
• Grundlage ist, dass sämtliche Muss-Kriterien der Förderrichtlinie nachweislich erfüllt wurden.

Das bedeutet: Es reicht nicht, die Projekte umgesetzt zu haben – sie müssen auch vollständig, dokumentiert und fördermittelkonform nachgewiesen werden.

Viele Kliniken stehen hier vor großen Herausforderungen:

• Enger Zeitrahmen: Fristen sind knapp bemessen, während parallel der laufende Betrieb sichergestellt werden muss.
• Komplexe Anforderungen: Die Förderrichtlinien verweisen auf zahlreiche Detailkriterien, deren Erfüllung systematisch überprüft werden muss.
• Fehlende interne Ressourcen: Nach Projektabschluss sind die Projektteams oft ausgelastet oder bereits mit den neuen Aufgaben beschäftigt.
• Rechtsunsicherheit: Fehler im Nachweis können zu Rückforderungen oder langwierigen Nachprüfungen führen.

Die Folge? Ein unvollständiger oder fehlerhafter Schlussverwendungsnachweis kann die gesamte Förderkulisse gefährden – und das, obwohl das eigentliche Projekt längst erfolgreich abgeschlossen wurde.

Die Lösung: ein professionelles Schlussverwendungsaudit

Um diese Risiken auszuschließen, empfehlen wir eine umfassende Prüfung. Genau hier setzt unser Ansatz an: Mit unserem systematischen Schlussverwendungsaudit stellen wir sicher, dass alle Vorgaben der Förderrichtlinie eingehalten und dokumentiert sind, und eventuell auftretende Defizite rechtzeitig identifiziert und behoben werden.

Der Mehrwert: Sicherheit und Vertrauen

Ein professionelles Audit ist kein „Nice-to-have“, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor für den Projektabschluss. Es bietet:

• Rechtssicherheit: Alle Nachweise sind vollständig und korrekt, sodass Fördermittel anerkannt werden.
• Risikominimierung: Rückforderungen oder Kürzungen werden vermieden.
• Transparenz: Klinikträger, Fördermittelgeber:innen und Aufsichtsbehörden erhalten eine saubere, nachvollziehbare Dokumentation.
• Entlastung: Interne Projektteams werden von zeitintensiven Prüfungen und Dokumentationsaufgaben entbunden.
• Nachhaltigkeit: Der Auditbericht dokumentiert nicht nur den Status quo, sondern schafft auch eine Basis für zukünftige Digitalisierungsprojekte.

In der Praxis erleben wir häufig, dass Kliniken nach Projektende zunächst davon ausgehen, dass der Nachweis „schnell erledigt“ sei. Erst im Prozess wird klar, wie komplex die Vorgaben sind und wie viele Dokumente, Nachweise und technische Bestätigungen erforderlich sind.

Ein Audit deckt in dieser Phase typische Schwachstellen auf: unvollständige Dokumentationen, fehlende Nachweise oder unklare Zuständigkeiten. Dank einer frühzeitigen Prüfung können diese Lücken rechtzeitig geschlossen werden, bevor sie entdeckt werden.

Was passiert beim Audit?

Unsere Vorgehensweise umfasst mehrere Schritte:

1. Prüfung in der Klinik: Wenn gewünscht, kommen wir zu Ihnen und prüfen die Projektergebnisse direkt vor Ort.
2. Muss-Kriterien-Check: Alle Vorgaben aus der Förderrichtlinie werden systematisch abgeglichen und auf Vollständigkeit überprüft.
3. Auditbericht: Sie erhalten eine detaillierte Dokumentation, die sowohl den internen Verantwortlichen als auch dem Bund als Nachweis dient.
4. Zertifizierung: Als zertifizierter IT-Dienstleister bestätigen wir offiziell die fördermittelkonforme Umsetzung.

Damit schaffen wir die Grundlage für eine rechtssichere Abgabe des Schlussverwendungsnachweises.

Fördermittel sichern – Risiken vermeiden

Das KHZG endet nicht mit der Umsetzung digitaler Projekte. Erst der Schlussverwendungsnachweis sorgt dafür, dass die Förderung endgültig wirksam wird. Wer hier unvorbereitet agiert, riskiert erhebliche finanzielle Nachteile. Mit unserem Schlussverwendungsaudit begleiten wir Sie von der Prüfung bis zur Zertifizierung – zuverlässig, praxisnah und rechtssicher.