Politisches Controlling digitalisieren: eine Idee für Staatskanzleien

Komplexe Aufgaben, ordentlich Zeitdruck und hohe Anforderungen: In Staatskanzleien läuft trotzdem Vieles noch wie früher. In der politischen Steuerung und Planung wird rumgeexcelt, das Telefon klingelt, das E-Mail-Postfach läuft über. Wir sind uns sicher: Die Zeit ist reif für flexible, maßgeschneiderte Lösungen und echte Prozessdigitalisierung.

Staatskanzleien stehen im Zentrum politischer Entscheidungsprozesse und spielen als strategische Schnittstellen in der Regierung eine wichtige Rolle. Im Gegensatz zu spezialisierten Ministerien, die bestimmte Sachgebiete betreuen, übernehmen Staatskanzleien eine umfassende Steuerungsfunktion. Dabei meistern sie täglich immense organisatorische und technische Herausforderungen. Die Koordination von Gesetzesinitiativen, die Vorbereitung von Kabinettssitzungen, das Management politischer Termine und die Bearbeitung von Anfragen und Stellungnahmen: Das alles gehört zum Tagesgeschäft – oft unter enormem Zeitdruck, der eine exakte und transparente Dokumentation voraussetzt. Doch genau dabei fehlt es oft an passenden digitalen Werkzeugen, die diesem komplexen Aufgabenprofil gerecht werden. Stattdessen dominieren traditionelle Lösungen wie E-Mail, Telefon und Excel, welche die Prozesse unnötig kompliziert machen und die Effizienz aller Beteiligten bremsen.

Staatskanzleien agieren unter den wachsamen Augen zahlreicher Interessensgruppen: Politiker:innen, die schnelle und präzise Antworten erwarten. Die Öffentlichkeit, die Transparenz und Effizienz einfordert. Aber auch interne Beschäftigte, die auf funktionale und leistungsfähige Tools angewiesen sind. Die tägliche Arbeitsdynamik und die hohen Anforderungen an Flexibilität und Präzision erfordern Lösungen, die auch Raum für datengestützte Entscheidungsfindungen bieten – etwas, das aktuelle Systeme häufig noch nicht leisten können.

Was eine moderne Staatskanzlei heute braucht

Eine klare Lücke im digitalen Bereich betrifft vor allem die spezifischen Anforderungen, die für Staatskanzleien im Vergleich zu anderen Verwaltungseinheiten gelten. Zwar werden einzelne Aufgaben oft mit Excel oder ähnlichen Programmen erledigt, und zur Vorbereitung auf Kabinettssitzungen kommen Verteilerlisten zum Einsatz, aber echte Digitalisierung sieht anders aus. Die derzeitige Arbeitsweise ist in der Regel nicht darauf ausgerichtet, nahtlos ineinandergreifende, strukturierte Prozesse zu schaffen, die den Verwaltungsaufwand minimieren und zugleich entscheidungsrelevante Daten und Zusammenhänge hervorheben. Was wirklich gebraucht wird, ist eine Plattform, die alle Daten und Prozesse integriert und für die tägliche Arbeit optimal aufbereitet.

Eine maßgeschneiderte Lösung mit Low Code

Genau hier kommt der Low-Code-Ansatz ins Spiel, der speziell für die Digitalisierung maßgeschneiderter Prozesse entwickelt wurde. Die Idee ist simpel, aber effektiv: Anstatt eine Software komplett individuell zu programmieren, setzt Low Code auf vorgefertigte Module, die flexibel an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden können.

Der Einsatz von Low Code lohnt sich auch in der Entwicklung individueller Anwendungen, indem es Module für Benutzeroberflächen, Sicherheitsfunktionen und weitere Standardanwendungen integriert und so eine schnelle, effiziente Umsetzung ermöglicht. Dadurch werden maßgeschneiderte Fachanwendungen erstellt, die den einzigartigen Anforderungen einer Staatskanzlei gerecht werden und die täglichen Prozesse umfassend digitalisieren.

Konkret bedeutet das zum Beispiel:

01. Monitoring von politischen Prozessen

Politische Vorhaben sind oft sehr unterschiedlich in ihrer Ausgestaltung, sei es durch geplante Initiativen aus dem Koalitionsvertrag oder angestoßen durch Ausnahmesituationen: Das politische Steuerrad fest im Griff zu haben, ist gar nicht so einfach. Effizientes politisches Controlling ist äußerst komplex und findet außerdem in der Regel im Fokus der Öffentlichkeit statt.

Mit Low Code zur Lösung: Wir haben die Aufgaben des politischen Controllings gemeinsam mit unseren Kund:innen analysiert und davon spezifische Prozesse abgeleitet: Wir haben zum Beispiel identifiziert, wie Staats- und Senatskanzleien mit den unterschiedlichen Ressorts zusammenarbeiten und welche Daten sie austauschen. Daraus abgeleitet haben wir auf Basis von Low Code eine maßgeschneiderte, aber flexibel anpassbare Lösung kreiert, die die Prozesse des politischen Controllings digital abbildet.

Die Vorteile im Überblick:

Eine einheitliche & effiziente Datenpflege im geschützten Raum
Die Visualisierung & Auswertung von Daten
Die Verknüpfung zu öffentlichkeitswirksamen Terminen & Gesetzesplanungen
Eine kollaborative Zusammenarbeit über Verwaltungsgrenzen hinweg

02. Bearbeitung von kleinen Anfragen

Staats- und Senatskanzleien erhalten häufig „kleine“ Anfragen aus verschiedenen Richtungen mit sehr heterogenen Informationsbedarfen. Das Team innerhalb der Kanzlei muss diese Anfragen sichten und an verschiedene Wissensträger:innen weiterleiten. Das sind in diesem Fall verschiedene Akteur:innen innerhalb der gesamten Landesverwaltung. Oft bestehen „kleine“ Anfragen aus mehreren Fragen, die durch unterschiedliche Stellen beantwortet werden müssen – und dann leider doch ziemlich viel Aufwand generieren. Dabei ist die Erwartungshaltung an die Antworten ist sehr hoch: Sie müssen immer korrekt, professionell aufbereitet und innerhalb kürzester Zeit geliefert werden.

Mit Low Code zur Lösung: Die fragestellende Instanz kann dem System einfach eine E-Mail schicken und die „kleine” Anfrage möglichst niedrigschwellig stellen. Das System erstellt automatisch einen neuen Datensatz und extrahiert erste Stammdaten des Sendenden. Das Team der Staatskanzlei wird umgehend informiert, kann den Datensatz direkt einsehen, in einzelne Teilfragen clustern und den entsprechenden fachlichen Stellen zuweisen. Zusätzlich können Rückmeldefristen und Hintergrundinformationen festgelegt, Erinnerungen automatisch verschickt und Rückmeldungen im System abgelegt werden. Aus sämtlichen Rückmeldungen wird eine einheitlich gestaltete PDF-Datei erstellt, die nach erfolgreicher Freigabe an die fragestellende Instanz geschickt wird.

Die Vorteile im Überblick:

Eine niedrigschwellige & medienbruchfreie Tool-Interaktion
Die strukturierte Bearbeitung komplexer Anfragen
Nachverfolgbare Freigabeprozesse
Kein Formatierungsaufwand

03. Kollaborationstools für die Planung von Plenarsitzungen

Staats- und Senatskanzleien sind das Zentrum der Planung. Ob Plenarsitzungen, öffentlichkeitswirksame Termine oder allgemeine Projektkollaboration, die Kanzleien haben eine Vielzahl an heterogenen Aufgaben zu planen. Bloße Excel-Listen, Mail-Trails oder Chat-Gruppen können diesen komplexen Planungen nicht gerecht werden, denn es entsteht hoher Abstimmungsaufwand, der weder effizient noch nutzer:innen-freundlich ist.

Mit Low Code zur Lösung: Kanban bietet eine einfach zu erlernende, effektive Management-Methodik, um dieser Komplexität souverän zu begegnen. Doch gängige Tools wie diese bieten oft nur sehr eingeschränkte Funktionalitäten, sodass die Kanban-Methodik ihre volle Wirksamkeit nicht entfalten kann. Das Tool muss mehr können als nur Kärtchen auf einem Board von links nach rechts zu schieben. Und genau an diesem Punkt setzen wir an: Eine auf Basis von Low Code entwickelte Kanban-Lösung, die eine Vielzahl von Feldern und Einstellungsmöglichkeiten bietet. Beliebig viele Boards, filterbar, mit Referenzen und Verlinkungen sowie mehreren Anzeigemöglichkeiten. Kurzum: ein Kanban für Profis.

Vorteile im Überblick:

Eine effektive Aufgabensteuerung durch die Kanban-Methodik
Vielfältige Kartenfunktionen für den flexiblen Einsatz
Eine Kalenderansicht für die projektübergreifende Planung über mehrere Boards hinweg

Mit einer zentralen Plattform, die alle wesentlichen Daten und Abläufe zusammenführt, kann die Kanzlei auf einen einheitlichen Einstiegspunkt zugreifen, der alle Berechtigungen zentral steuert und Daten spezifisch für die Nutzer:innen aufbereitet. Das Ergebnis: klare Strukturen und die Möglichkeit, Prozesse schneller und zielgerichteter zu koordinieren und alle Akteur:innen jederzeit auf dem neuesten Stand zu halten. Die langfristigen Vorteile? Dank der Flexibilität und Skalierbarkeit von Low Code kann die Anwendung mit den Anforderungen wachsen, sodass neue Module oder Funktionen unkompliziert ergänzt werden können.

Mit Erfahrung und Know-how zur Lösung

Als Beratungsunternehmen mit über zwölf Jahren Erfahrung im öffentlichen Sektor bringen wir das nötige Know-how und die Erfahrung mit, um Projekte dieser Art erfolgreich umzusetzen. Mit unserem umfassenden Verständnis für die besonderen Anforderungen und Herausforderungen, die Staatskanzleien täglich meistern, sind wir in der Lage, unsere Kund:innen von der ersten Konzeptidee bis zur Implementierung und darüber hinaus zu unterstützen. Wir begleiten sie durch alle Phasen des Projekts und arbeiten dabei eng zusammen, um sicherzustellen, dass die Lösung optimal an die spezifischen Anforderungen des/der Kund:in angepasst ist.

Uns ist klar: Die Einführung einer solchen Lösung stellt nicht nur eine technische, sondern auch eine organisatorische Herausforderung dar. Mit unserer Expertise gestalten wir gemeinsam mit unseren Kund:innen innovative Fachanwendungen, die nicht nur ihre täglichen Prozesse digitalisieren, sondern auch Potenziale für die politische Steuerung und strategische Planung schaffen.