Patientenportal und ePA – Wie kann beides eingesetzt werden, ohne Verwirrung zu stiften? 

Während Patientenportale bereits etabliert sind, steckt die ePA noch in der Einführungsphase. Kliniken, Ärzt:innen und IT-Abteilungen müssen jetzt eine klare Strategie entwickeln, um beide Systeme sinnvoll zu kombinieren. Denn ohne klare Strukturen drohen doppelte Prozesse, Mehraufwand und unsichere Datenlage.

Ein:e Patient:in steht vor einer geplanten Behandlung im Krankenhaus und möchte seinen/ihren Termin online vereinbaren, relevante Dokumente wie Befunde und Arztbriefe hochladen und sich optimal auf den Klinikaufenthalt vorbereiten. Doch welche Plattform soll er/sie nutzen? Das Patientenportal der Klinik oder die elektronische Patientenakte (ePA)? Die Unsicherheit ist groß – sowohl bei Patient:innen als auch im Krankenhaus.

Die Herausforderung: ePA und Patientenportal koordinieren 

Aktuell nutzen Patient:innen Klinikportale für Terminverwaltung und Befundübermittlung.  Diese Prozesse werden derzeit in nahezu allen deutschen Kliniken eingeführt beziehungsweise pilotiert. Zukünftig wird das Krankenhaus auch Daten über die ePA erhalten. Beides ist gesetzlich vorgeschrieben. Kliniken müssen zwei parallele Systeme betreiben, was zusätzlichen Aufwand und Unsicherheiten bei Patient:innen und Mitarbeitenden verursacht. 

Ein zentrales Problem ist die Frage, an welcher Stelle im klinischen Prozess die Befunde und Medikationspläne in die ePA überführt werden sollen. Wer trägt die Verantwortung dafür, dass alle relevanten Informationen rechtzeitig und korrekt in der Akte landen? Ärzt:innen, Pflegekräfte oder die Verwaltung? Fehlende Abstimmungen können dazu führen, dass wichtige Dokumente nicht vollständig in der ePA hinterlegt sind, was wiederum die Nachbehandlung durch weiterbehandelnde Ärzt:innen oder Apotheken erschwert. 

Warum jetzt Handlungsbedarf besteht 

Trotz aller Herausforderungen wird die ePA kommen – das ist sicher. Die Diskussionen in Fachkreisen und die zahlreichen Artikel zur Unsicherheit verdeutlichen die Nervosität im Markt. Doch anstatt abzuwarten, sollten Kliniken sich jetzt strategisch auf die Einführung vorbereiten. Es gilt, klare Kommunikationswege zu definieren: Wann nutzen Patient:innen das Portal, wann die ePA? Wie werden Zuweiser und Apotheken angebunden? Ohne ein strukturiertes Konzept drohen ineffiziente Prozesse und Frust bei allen Beteiligten. 

Ein schrittweiser Ansatz zur Integration 

Um die ePA sinnvoll mit bestehenden Portalen zu verbinden, sollten Kliniken auf Pilotprojekte setzen. Prototypische Tests helfen, Stolpersteine frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu entwickeln, bevor ein flächendeckender Rollout erfolgt. Der Übergang muss so gestaltet sein, dass sich Patient:innen und medizinisches Personal nicht zwischen zwei Systemen verlieren. Ein schlüssiges Konzept für Berechtigungen, Datenflüsse und Schnittstellen ist unerlässlich. 

Hierbei stellt sich auch die Frage nach der Organisation der Befundübertragung: Welche Abteilung trägt die Verantwortung dafür, dass alle relevanten Unterlagen erfasst und korrekt in die ePA überführt werden? Wie wird sichergestellt, dass behandelnde Ärzt:innen in anderen Einrichtungen alle notwendigen Informationen erhalten, um eine optimale Anschlussversorgung zu gewährleisten? Diese Fragen müssen frühzeitig geklärt werden, um Verzögerungen oder Doppelarbeit zu vermeiden. 

Technische Infrastruktur zukunftssicher gestalten 

Neben der strategischen Planung muss auch die technische Basis stimmen. Ab 2026 sind nur noch Einbox-Konnektoren mit ECC-Verfahren zulässig – das erfordert Anpassungen in der IT-Infrastruktur. Viele Kliniken sollten sich jetzt überlegen, ob ein TI-Gateway sinnvoll ist, um Betriebsaufwände zu reduzieren und die Verfügbarkeit der Telematikinfrastruktur zu gewährleisten. Wer frühzeitig plant, vermeidet Engpässe und unnötige Kosten. 

Jetzt die Weichen stellen! 

Die ePA wird das Gesundheitswesen nachhaltig verändern – doch der Übergang muss durchdacht sein. Kliniken, die frühzeitig ein Konzept entwickeln und auf erprobte Prototypen setzen, sind klar im Vorteil. Wer jetzt die Chance nutzt, die digitale Patientenkommunikation gezielt weiterzuentwickeln, ist gut beraten.

Wir verfügen über tiefgehende Expertise in der Implementierung von Patientenportalen sowie in der Telematikinfrastruktur. Als Partner für eine erfolgreiche ePA-Integration unterstützen Kliniken bei der strategischen Einbindung der ePA und sorgen für eine reibungslose Einführung. Wir helfen, Prozesse optimal auszurichten, technische Herausforderungen zu meistern und Kommunikationsstrategien zu entwickeln, die alle Beteiligten – von Patient:innen bis hin zu Zuweisern – klar einbinden.