Tools und Kontrolle? Mensch und Kultur haben Vorrang.

Nur wer den Zusammenhang der Managementsysteme im Krankenhaus versteht, gelangt zu einer effektiven und effizienten Multiprojektmanagement-Kultur. Mit unserem integrierten Managementansatz stellen wir die Verzahnung und Kommunikation zwischen den verschiedenen Akteur:innen und Dimensionen sicher und vermeiden dadurch Frustration und doppelte Arbeit. Gleichzeitig zeigen wir die komplexen Wirkmechanismen einfach und verständlich auf – und legen so den Grundstein für einen erfolgreichen Veränderungsprozess.

Neue Anforderungen sind der Motor für Veränderung und somit auch für Projekte. Anforderungen müssen daher fortlaufend identifiziert und konsequent strukturiert bearbeitet werden. Wird das vernachlässigt, folgen daraus Rechtsunsicherheit und verpasste Chancen. Neben den externen Anforderungen müssen die Wünsche und Anforderungen von Patient:innen, Partner:innen und Mitarbeiter:innen in die Planung einfließen. Hierfür sind organisatorische Weichenstellungen notwendig: An der Schnittstelle zwischen IT und Fachbereich sind Menschen mit Sachverstand und methodischer Kompetenz im Prozess- und Anforderungsmanagement gefragt, die die Anliegen der Fachbereiche aufnehmen, strukturieren und in die Projektbewertung sowie Planung integrieren. Gleichermaßen werden Ideen und Verbesserungsvorschläge aus dem Qualitätsmanagement und Maßnahmen aus dem Risikomanagement als Anforderungen bewertet und in Projekte eingeplant.

Projektportfoliomanagement: Die richtigen Programme und Projekte initiieren

Voraussetzung für die Auswahl der richtigen Projekte ist eine durchdachte IT-Strategie. Um konkurrierende Projektideen bei begrenzten finanziellen und personellen Ressourcen zu bewerten, haben wir die WibeHealth entwickelt. Dieses Instrument orientiert sich an der vom Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) veröffentlichten Wibe 5.0 und adaptiert sie mit Blick auf die spezifischen Anforderungen von Kliniken, insbesondere im Kontext des KHZG. Die WibeHealth unterstützt die strukturierte Projektbewertung hinsichtlich Kosten und Nutzen sowie Strategiekonformität und Risiko. Durch die Zuordnung von Anforderungen zu geplanten Projekten wird sichtbar, ob alle MUSS-Anforderungen bei der Umsetzungsplanung berücksichtigt wurden. Mit unserer WibeHealth sorgen wir für Transparenz und erzielen so ein hohes Maß an Management-Commitment.

Programm- und Fördermanagement: Die strategische Zielerreichung sicherstellen

Programme dienen als logische Klammer, um Anforderungen im integrierten Managementansatz den unterschiedlichen Managementdisziplinen (Qualitäts-, Risiko-, Fördermangement, … ) zuzuordnen. Im Programmmanagement vernetzen wir parallel laufende Projekte so miteinander, dass doppelte Aufwände für alle Beteiligten vermieden werden. Dabei steht der Programm- und Unternehmenserfolg über dem Erfolg der Einzelmaßnahme. Die verfügbaren Ressourcen werden projektübergreifend optimal genutzt.

Projektmanagement: Agil mit klaren Meilensteinen

Im Projektmanagement geht es um die erfolgreiche Umsetzung der Anforderungen in Projekten – in Time, in Budget und mit hoher Qualität. Trotz gründlicher Planung und professionellem Projektmanagement scheitern oft vielversprechende Projekte. Weil traditionelle Projektmanagementsysteme nur schlecht mit Planänderungen umgehen können, werden Projektrisiken oft zu spät erkannt, und Entscheidungen im Projekt nicht oder zu spät getroffen. Die Konsequenz: Der geplante Nutzen wird nicht realisiert. Deshalb setzen wir auf agile Managementansätze und lösen damit, wo immer möglich und sinnvoll, traditionelle „Wasserfall orientierte“ Verfahren ab. Die Priorität von Projekten wird fortlaufend überprüft, und auch die Anforderungen innerhalb von Projekten werden schrittweise verfeinert. Dieses agile System ist darauf ausgerichtet, der Organisation einen „Herzschlag“ zu verleihen, in dessen Takt Weiterentwicklung und Nutzen frühzeitig erlebbar werden. Abhängig von der Komplexität der Vorhaben und der Erfahrung der Teams hat sich ein Taktmaß von zwei bis vier Wochen bewährt. Dieser Zeitraum wird detailliert ausgeplant. Am Ende wird die Projekt-Zielerreichung überprüft und Verbesserungspotentiale im Vorgehen und der Zusammenarbeit reflektiert. Die gewonnenen Erkenntnisse fließen unmittelbar in den nächsten zwei- bis vierwöchigen Zeitraum ein und sorgen so für eine hohe Transparenz.

Change-Management: Mensch und Kultur vor Kontrolle und Tools

Durch die Notwendigkeit, Projektziele zu erreichen und Vorgaben zu erfüllen, geraten Projektleiter:innen oft unter Druck, was sich erfahrungsgemäß unmittelbar auf die Aussagekraft des Reportings auswirkt. Wir legen von Anfang an großen Wert auf die Unternehmenskultur und auf die Befähigung und Unterstützung der Projektleiter:innen und Mitarbeitenden. Orientierungsgespräche und Coaching dienen dazu, individuelle Bedarfe festzustellen und passende Maßnahmen abzuleiten. Durch eine gezielte Kommunikation schaffen wir Vertrauen und sorgen dafür, dass die Berichterstattung ehrlich und realitätsnah erfolgt. Behinderungen und Fehlentwicklungen im Projektverlauf werden rechtzeitig erkannt und können durch entsprechende Maßnahmen korrigiert werden.

Professionell vorbereiten und erfolgreich durchstarten

Excel, Datenchaos und Intransparenz haben im Next-Level-Multiprojektmanagement keinen Platz mehr. Gemeinsam mit unseren Kund:innen schaffen wir stattdessen die Voraussetzungen für erfolgreiche Veränderung, die nachhaltig wirkt – strategisch und operativ. Die dafür notwendigen Tools, Konzepte und Open Minds bringen wir mit.