KHZG-Fördermittelberatung nach Maß: So lassen sich IT-Beschaffungen erfolgreich managen

Für viele Kliniken birgt die Beschaffung von KHZG-geförderten IT-Leistungen neue, prozessuale und formelle Herausforderungen. Das erfolgreiche Managen dieser Beschaffungen in der Umsetzung der Fördermittelbescheide bietet aber auch herausragende Chancen, um Digitalisierungslösungen am Markt wettbewerbsgerecht zu beschaffen und Preisvorteile zu realisieren. Weil auch in Zukunft mit ähnlichen Förderprogrammen wegen KHZG-bedingter Folgekosten gerechnet werden muss, lohnt es sich, den Herausforderungen aktiv zu begegnen und Chancen nachhaltig zu nutzen.

Wir von moysies & partners sind auf die Beratung bei der Planung und Durchführung von KHZG-Förderprojekten spezialisiert. Unser Expert:innen-Team verfügt über langjährige Erfahrung in Einkaufsprozessen von Kliniken, im IT-Betrieb von Krankenhäusern und insbesondere in IT-Beschaffungsprozessen aller Art. Gemeinsam mit einer Vielzahl von Kliniken haben wir standardisierte Prozesse und Arbeitshilfen entwickelt, mit denen die Strategie einer Klinik beziehungsweise eines Klinikverbundes zur Umsetzung der beantragten Fördermittel schnell und effektiv definiert und implementiert werden kann. Auf diese Weise lassen sich Beschaffungsprojekte „in time and budget“ und darüber hinaus auf Basis der Vorgaben des Fördermittelgebers realisieren. Wir beraten unsere Kund:innen gezielt und individuell zum Thema „KHZG-Fördermittel“ – mit dem Ziel, ein effizientes und nachhaltiges Beschaffungsmanagement zu etablieren.

Der Erfolg hängt entscheidend vom Vergabemanagement sowie von der -strategie ab

Vergabeprozesse sind komplex. Oft tappen private oder frei gemeinnützige Kliniken deshalb in die Vergabefalle, weil sie nicht alles vollumfänglich verstanden und als Folge teure, unpassende Lösungen beschafft haben. Der Schlüssel liegt hier jedoch in maßgeschneiderten Lösungen: Vergabestrategie und -management definieren dabei den optimalen Vergabeweg sowie die zugehörigen Abläufe und Dokumentationen. Auch die Reihenfolge bei der Beschaffung von Digitalisierungslösungen ist oft entscheidend, weil Folgebeschaffungen von vorangegangenen abhängig sein können. Verzögert sich die Beschaffung einzelner Systeme, kann das weitreichende Konsequenzen mit sich bringen. Besonders komplex verzweigte Organisationsstrukturen in Kliniken und Klinikverbünden stellen zudem die Vergabe vor Herausforderungen. Einerseits sollen diese Prozesse zentral gesteuert werden, andererseits haben einzelne Standorte und Klinikbereiche individuelle Anforderungen oder einen dringlichen Beschaffungsbedarf. Die Klinikorganisation muss mit einer geeigneten Strategie Vergaben aktiv steuern und Rahmenbedingungen vorgeben.

Das KHZG mit der richtigen Strategie meistern

Der strukturierte Aufbau der internen Vergabestelle, die Festlegung einer Vergabestrategie und die Begleitung und Unterstützung bei Ausschreibungen sind das zentrale Wertangebot von uns. Dabei profitieren auch bestehende Einkaufsprozesse, indem Muster für Verträge, Abstimmungen, IT-Anforderungsermittlungen und Verhandlungen mit den Anbietern erstellt beziehungsweise bereitgestellt werden. Anstatt die AGB der Softwareanbieter zu akzeptieren, können Kliniken eigene Spielregeln festlegen und erhalten so das für sie genau passende Produkt. Wir stellen unsere Expert:innen für diese Prozesse bereit und bauen auf diese Weise das Know-how in den Kliniken nachhaltig auf.

Kosten einsparen und die KHZG-Richtlinien einhalten

Gemeinsam mit unseren Kund:innen möchten wir dafür sorgen, dass ihre Beschaffungskosten und ihr klinikinterner (Personal-)Aufwand bei der Umsetzung der KHZG-Förderverfahren reduziert werden.

Ebenso wichtig ist die Minimierung von Rückzahlungsrisiken, die durch nicht sachgemäße, fehlerhafte Vergabeverfahren entstehen können. Übrigens: Einheitliche, transparente Beschaffungsverfahren erhöhen das gemeinsame Verständnis und reduzieren das Konflikt- und Abstimmungsaufkommen zwischen allen Mitarbeitenden, die am Beschaffungsprozess beteiligt sind. In der Zusammenarbeit mit der Klinik beziehungsweise dem Klinikverbund führen wir die erforderlichen Prozesse ein, damit zentral oder dezentral gesteuerte Beschaffungen vorbereitet, durchgeführt und dokumentiert werden können. Dabei stehen die individuelle Ausgangslage der Klinik beziehungsweise des Klinikverbunds sowie die besonderen Anforderungen der Förderprojekte im Rahmen des KHZG im Mittelpunkt.

Wir setzen auf eine erfolgreich erprobte Vorgehensweise bei der Entwicklung des Vergabemanagements. Unsere Kund:innen profitieren dabei von Erfahrungen aus vergleichbaren Beratungsaufträgen anderer Kliniken und werden innerhalb weniger Wochen befähigt, alle erforderlichen Vergaben zu organisieren und dabei Beschaffungsfehler zu vermeiden. Hierbei prüfen wir gemeinsam mit unseren Kund:innen die zulässige Vergabeart – von der Direktbeauftragung bis zu gegebenenfalls erforderlichen europaweiten Ausschreibungen.

Risiken minimieren, Vorteile erlebbar machen

Mit unserer Begleitung werden nicht nur Risiken, zum Beispiel drohende Rückzahlungen von Fördermitteln, minimiert: Zusätzlich ergeben sich kurzfristig starke Vorteile bei der Beschaffung und Planung. So lassen sich Kosten signifikant verringern, indem Bieterverhandlungen auf Augenhöhe organisiert und Anforderungen der Beschaffung zielgerichtet und mit Methode erhoben werden. Wir wissen, wie wertvoll es ist, viele rechtliche und wirtschaftliche Aspekte einer Vergabemanagement-Strategie durch erfahrene Expert:innen zu begleiten, die bereits Verfahren dieser Art durchgeführt haben. Je nach Thema und Bedarf stellen wir deshalb Expert:innen des Vergaberechts, des Klinikeinkaufs und des IT-Betriebs in Krankenhäusern bereit und rufen somit passgenaues Know-how ab. Für uns muss Beratung nachhaltig sein: Deshalb begleiten wir unsere Kund:innen genauso lang, wie sie es wirklich brauchen, und machen ihr klinikeigenes Personal fit, damit Vergabeprozesse auch ohne externe Beratung gelingen.