Ein echter Vorreiter: So gelingt Bayern die systematische und nachhaltige Verwaltungsdigitalisierung 

In einer Welt, in der Bürger:innen unkomplizierte, digitale Zugänge zu Verwaltungsdienstleistungen erwarten, stehen Kommunen vor Herausforderungen. Sie möchten diese Angebote online ermöglichen, aber veraltete Prozesse und knappe Ressourcen verlangsamen die digitale Transformation. Mit der BayKommun und unserer Expertise entsteht in Bayern eine Blaupause für eine systematische und nachhaltige Digitalisierung.

Die Zusammenarbeit zeigt, wie kommunale Verwaltungen mithilfe klarer Strukturen und technischer Unterstützung den digitalen Wandel erfolgreich meistern können. Unser Jira-basiertes Ticketsystem ist dabei der zentrale Erfolgsfaktor, der die digitale Transformation präzise steuert und Transparenz schafft. Es dient als zentraler Baustein der BayKommun, einer Anstalt des öffentlichen Rechts (AÖR) zur Förderung der Digitalisierung bayerischer Kommunen. Speziell für die kommunale Digitalisierung entwickelt, deckt es alle Schritte der Nachnutzung von OZG/EfA-Diensten ab.  

Kommunale Projekte sind komplex und benötigen präzise Koordination. Das auf die Bedarfe angepasste Jira Service Management (JSM) System setzt dabei auf ein strukturiertes Ticketsystem, das sowohl Kommunen als auch Rolloutphasen übersichtlich verwaltet. Jede Phase wird durch klare Meilensteine und Workflows begleitet. Ein „Mutterticket“ dient als Hauptsteuerungspunkt für übergreifende Informationen zu einer Gebietskörperschaft, „Tochtertickets“ bilden den Rolloutstatus einzelner EfA-Dienste ab. Durch diese Struktur lassen sich Zuständigkeiten gezielt verteilen und alle Schritte effektiv nachverfolgen. 

Automatisierte Prozesse und Echtzeit-Updates für mehr Effizienz  

Ein Vorteil des JSM für die BayKommun ist der hohe Automatisierungsgrad. Automatisierte Statusberichte und Echtzeit-Updates schaffen Transparenz und ermöglichen es, Probleme frühzeitig zu erkennen und rasch anzupassen, um Verzögerungen zu vermeiden. Die Automatisierung erleichtert die Kommunikation zwischen den Verwaltungsmitarbeitenden, IT-Dienstleistern und Projektleiter:innen bei der BayKommun, sodass alle relevanten Informationen standardisiert vorliegen, wodurch die Entscheidungsfindung vereinfacht wird.   

Über den „Digitalmarkt“, einen bayerischen Marktplatz für geprüfte OZG/EfA-Dienste, können Kommunen schnell auf bewährte digitale Dienste zugreifen. Der „Digitalmarkt“ ist direkt mit dem JSM verknüpft, sodass die Nachnutzung eines Dienstes durchgehend kontrolliert und begleitet wird. Diese Anbindung vereinfacht den nachgelagerten Bestellprozess und reduziert die Aufwände. Die Kommunen können die Dienste auf diese Weise ohne Hürden und Komplikationen implementieren. Für jede Phase werden spezifische Meilensteine definiert, der Digitalisierungsprozess wird also übersichtlich strukturiert, und der Verwaltungsaufwand nimmt ab. Aufgaben werden dadurch klar zugeordnet, Verantwortlichkeiten transparent festgelegt. 

In Zusammenarbeit mit der BayKommun wurde das JSM für die Anforderungen der kommunalen Digitalisierung in Bayern entwickelt. Wir unterstützen dabei in der technischen Aufsetzung, Konfiguration und der Weiterentwicklung des Systems. 

Der Schlüssel zur Digitalisierung: ein leistungsfähiges Monitoringsystem  

Mithilfe unserer Rollout-Expertise stellen wir sicher, dass alle Beteiligten jederzeit den Überblick behalten. Unser technisches Fachwissen und unsere Erfahrung im Einsatz des JSM ermöglichen es der BayKommun, die Digitalisierung der bayerischen Kommunen zielgerichtet und strukturiert voranzutreiben. Das System bündelt alle relevanten Informationen zentral und sorgt durch definierte Datenfelder und gezielte Zugriffsrechte für Datenschutz und Vertraulichkeit. Regelmäßige Schulungen und Workshops helfen dabei, das System optimal einzusetzen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten den größtmöglichen Nutzen aus Automatisierungen und Analysefunktionen ziehen können.  

Bayern steht damit derzeit an der Spitze der kommunalen Digitalisierung in Deutschland. Das System dient als Blaupause für effiziente, bürger:innennahe Verwaltungsprozesse und schafft eine nachhaltige Grundlage für die digitale Transformation der Kommunen. Für Bayern ist das die Chance, den Weg zur digitalen Verwaltung aktiv zu gestalten und gleichzeitig von einem systematischen und durchdachten Prozess zu profitieren. So wird die Vision einer modernen, transparenten Verwaltung greifbar und umsetzbar – ein Modell mit Strahlkraft für Kommunen bundesweit.