Wie die Berliner Landesverwaltung ihr ambitioniertes Digitalisierungsprogramm bewältigt

Mit dem E-Government-Gesetz (EGovG Bln) von 2016 hat sich das Land Berlin große Ziele zur Digitalisierung von Verwaltungsleistungen und -prozessen gesetzt. Das Gesetz geht über die strategischen Vorgaben zur E-Government-Entwicklung auf Landes-, Bundes- und europäischer Ebene hinaus und hat das komplexeste laufende Digitalisierungsprogramm in der deutschen Verwaltung hervorgebracht. Wie bewältigt das Land diese Mammutaufgabe?

Die Vielzahl von Projekten, in denen die Ziele des Gesetzes umgesetzt werden sollen, ist beachtlich. Wir von moysies & partners packen nicht nur in den Digitalisierungsprojekten selbst mit an, sondern liefern auch Unterstützung mit anderen Mitteln: zum einen über den Aufbau einer Projektmanagementplattform, die den Austausch zwischen den Projektbeteiligten fördern und ihre tägliche Arbeit erleichtern soll, und zum anderen mit einem Dashboard, das einen Überblick über den Fortschritt bei der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen verschafft.

Schritt für Schritt durch das Projekt – mit ProMap!

Die Berliner Landesverwaltung hat aufgrund der wachsenden Zahl ihrer Projekte schnell erkannt, dass es nicht nur motivierte Mitarbeitende braucht, sondern auch die entsprechenden Tools und eine Plattform, die ortsunabhängige Kommunikation ermöglicht. Um eine solche Plattform zu entwickeln, wurde vor einigen Jahren das Projekt ProMaP ins Leben gerufen, und wir wurden mit der Entwicklung beauftragt.

Mit unserer Low-Code-Expertise waren wir in der Lage, die Projektmanagementplattform ProMaP in kürzester Zeit aufzubauen und durch Weiterentwicklung stetig zu verbessern. Mit der Veröffentlichung des neuen Projektmanagementhandbuchs für das Land Berlin (PMH) im Jahr 2024 wurde vor Kurzem auch eine neue ProMaP-Version (ProMaP 2.0) entwickelt. Der Fokus des neuen PMH liegt insbesondere darauf, Verwaltungsmitarbeitenden den Einstieg ins Projektgeschäft zu erleichtern: mithilfe einer „Schritt-für-Schritt-Anleitung“ für Projekte. Denn die Mitarbeitenden leisten die Projektarbeit häufig „on top“, sodass sie in ihrem Arbeitsalltag einer konstanten Mehrbelastung ausgesetzt sind. Das PMH soll ihnen deshalb durch klare Vorgaben diese zusätzliche Arbeit erleichtern.

An diese Leitlinie anknüpfend, wurde in ProMaP 2.0 zusätzlich zu neuen und umfangreicheren Projektmanagementtools ein Prozess eingeführt, der die User:innen wie bei einem Tutorial durch die 44 Prozessschritte des PMH führt und die zu erledigenden Aufgaben step by step erklärt. Die Plattform führt also den Grundgedanken des PMH – die Erleichterung der Projektarbeit durch klare Vorgaben – konsequent weiter. Sie gibt Projektmitgliedern nicht nur die Sicherheit, ihre Arbeit gemäß den Standards des PMH auszuführen, sondern bringt ihnen gleichzeitig auch die Inhalte des PMH näher. So baut die Berliner Landesverwaltung die Projektmanagementexpertise ihrer Mitarbeitenden für zukünftige Projekteinsätze auf und aus.

Wie digital ist die Berliner Verwaltung eigentlich?

Eine weitere Herausforderung, vor die das Land Berlin gestellt wird? Den Überblick über die große Anzahl an Projekten behalten, die der Umsetzung des EGovG dienen. Um in der Lage zu sein, Projekte erfolgreich zu steuern, ist aber gerade diese Fähigkeit besonders wichtig: den Überblick zu behalten. Wir haben deshalb das Digitalisierungs-Dashboard (DigiDash) entwickelt, das den Stand der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen im Land Berlin widerspiegelt.

Verknüpft mit ProMaP liefert das DigiDash eine Vielzahl an Informationen – zum Beispiel über den OZG-Reifegrad von Leistungen und ermöglicht somit einen Überblick über das bisher Erreichte in den Berliner Digitalisierungsprojekten zu gewinnen. Die Berliner Verwaltung hat in Sachen Digitalisierung bekanntermaßen noch einen weiten Weg vor sich. Wir sind deshalb besonders stolz darauf, mit den von uns entwickelten Tools dazu beitragen zu können, diesen Weg etwas einfacher zu gestalten.